logo
"İş Sağlığı ve Güvenliğinde Alternatif Çözümler"

İŞÇİLERİN ÖZLÜK DOSYALARI

ÖZLÜK DOSYASI İşçiler için özlük dosyası bulundurmak İş Kanunu’nun 75 inci maddesi gereğince mecburidir. Özlük dosyaları ülkemiz iş hukukunda belirlenmiş bulunan bir çalışma yaşamı düzenlemesidir.

Buna göre işyerleri çalıştırdıkları her çalışan için statüsü ya da unvanı ne olursa olsun özlük dosyası tutmak durumundadır. Özlük dosyaları işçinin işletme içerisindeki iş akdi sürdüğü müddetçe her türlü bilgi ve belgesinin saklanacağı, işçi ile ilgili her türlü verinin iş akdi bittikten dahi muhafaza edilebileceği bir sistemdir.

İşveren bu dosyada, işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu, sosyal güvenlik mevzuatı ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak durumundadır.

Özlük dosyası ile ilgili bir yükümlülük de bunları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorunda olunmasıdır. Özlük dosyası çalışma yaşamının düzene ve intizama girmesi yönüyle önemli bir düzenlemedir.

Öncelikle işçi ile ilgili kayıtların tutulması işletmenin kurumsallaşması, kurumsal bir hafıza üretmesi anlamında önemli bir arşiv faaliyetidir. İkinci olarak, işyerlerinin denetimi açısından özlük dosyaları gerek iş sağlığı ve güvenliği ile ilgili gerekse de sosyal sigortalar yükümlülükleri ile ilgili temel bir referans kaynağıdır. Son olarak da işçi dosyaları işçilerin kişisel kayıtlarının usulünce saklanması, iş yaşamında bonservis ve referans sisteminin sağlıklı işlemesi için önemli bir düzenlemedir.

Özlük dosyasının önemi özellikle iş kazası gibi hallerde çok bariz ortaya çıkmaktadır. Buna göre İş Kanunu’na göre denetim yapma yetkisi bulunan SGK Denetmenleri/Müfettişleri ile İş Müfettişleri/Askeri İş Müfettişlerinin yaptıkları denetimlerde özlük dosyasının tespit edilmemesi İşçi özlük dosyalarını düzenlemeyen işveren veya işveren vekiline 2013 yılı için özlük dosyası tutulmayan her bir işçi için 1200 Türk Lirası idari para cezası verilir.

ÖZLÜK DOSYASINDA NELER BULUNMALI:

İşçinin işe alınışından (hatta iş ilanından) başlayarak işten ayrılışına kadar (hatta ayrılış sonrasında) her türlü süreç evrak ile tevsik edilmeli ve işçi dosyasına girmelidir.

Özlük dosyasında:

eleman istek formu,

işe başvuru formu,

çalışanın referansları,

CV’si yada özgeçmişi,

fotoğrafları,

hizmet sözleşmesi ya da iş akdi,

SGK sigortalı işe giriş bildirgesi,

aylık bordrolar yada ücret hesap pusulalarının suretleri (işçiye imzalatılması yararlıdır),

işçinin kimlik bilgileri,

ikametgâh senedi,

nüfus sureti,

adli sicil kaydı,

askerlik durum belgesi,

aile durum bildirim formu (aile vergi indirimi için),

ilk işe giriş sağlık raporu, periyodik muayene ve kontrol raporları,

yıllık ve ücretli izin formları,

ücretsiz izin bilgileri,

işçinin diploma-sertifika ve diğer yeterlilik belgeleri,

iş kazası bildirimleri,

iş kazası tutanakları ve bildirgeleri,

iş araç ve gereci kullanma ehliyetleri ve belgeleri,

demirbaş malzeme teslim belgesi,

işçiye verilen ceza ve ihtarlar,

iş sağlığı ve güvenliği araç ve gereği teslim belgesi,

SGK sigortalı işten ayrılış bildirgesi,

istifa dilekçesi,

işçi ile ilgili tutulan tutanaklar,

işçiye çekilmiş yada işçiden alınmış noter tebligatnameleri,

iş akdinin feshine dair tebligat ve belgeler,

ibraname,

işten daha evvel çıkartılanın işe davet belgesi gibi belgelerin tümü bulunmalıdır. Denetmenler/müfettişlerce yapılan denetimlerde özlük dosyaları öncelikle kontrol edilir.

Dolayısıyla yasak savma kabilinde bir iki evrak sokuşturulmuş bir klasör iş hukuku açısından gerekli işlevi görmez, idari para cezası almayı gerektirecek bir durumdur. İş hukukunun özlük dosyası düzenlemesini getirmesindeki temel sebep olan iş yaşamının düzenlenmesi, sevk ve idaresi ancak düzgün tutulmuş, işçi ile ilgili her türlü verinin bulunduğu dosyalar ile sağlanır.

İçeriğinde çalışana ait gibi özel bilgi ve belgelerin bulunduğu özlük dosyaları özü itibariyle gizli dosyalardır. Gerçekten de özlük dosyasının içeriğinde işçinin mahremi olan sağlık raporları, adli sicil kaydı, işyeri sırları, kimlik bilgileri, referanslar, bonservisler, dilekçeler gibi belgeler bulunur.

İş Kanunu uyarınca işveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlüdür. İşverenin yada işveren vekili niteliğindeki yöneticilerin özlük dosyalarını mahrem bir şekilde saklaması, yalnızca yetkili denetmen/müfettişe göstermesi, bunun dışında işyerindeki diğer çalışanlar da olsa başkalarına açmaması mecburidir.. Aksi takdirde, gizli bilgi ve belgelerinin açığa çıkması sonucu hakları muhtel hale gelen işçi her zaman tazminat yoluna başvurabilecektir.

 
İŞÇİLERİN ÖZLÜK DOSYALARI

Haberin Fotoğrafları